Registro de jornada laboral y protección de datos

Registro de jornada laboral y protección de datos

El Registro de jornada laboral, está regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, lo que también se conoce como fichar, puede parecer una obligación laboral pero las empresas deben tener en cuenta también que esta obligación también tiene implicaciones directas con el cumplimiento de la Protección de Datos.

El Registro de jornada laboral

Toda empresa debe implementar en el lugar de trabajo, algún mecanismo para llevar a cabo el registro de jornada laboral que deberá cumplir con el Estatuto de los Trabajadores:

El formato utilizado debe constar el día, hora de inicio y fin de la jornada de trabajo.

Se conservará esta información durante 4 años

La información debe estar disponible para los trabajadores, sus representantes y las autoridades laborales.

Una vez definida esta obligación en el ámbito laboral, hay que conocer qué implicaciones tiene para la empresa:

1.- Definir la modalidad para realizar el registro de jornada laboral

2.- Cumplir con la normativa de protección de datos.

Modalidades del Registro de jornada laboral

A la hora de elegir qué modalidad utilizar para realizar el Registro de jornada laboral, es muy importante que reflexiones sobre los riesgos que concurren en cada una de ellas, principalmente en materia de seguridad y de protección de datos. Recordamos que el marco de cumplimiento para las empresas, en materia de protección de datos, corresponde al RGPD y a la LOPD-GDD.

Las modalidades más utilizadas para Registro de jornada laboral son:

Papel

Esta es la opción más popular, pues a favor tiene que es fácil de implementar, de usar y de mantener a bajo costo.

Consiste en registrar el inicio y fin de la jornada de cada trabajador, mediante un documento específico diseñado por la empresa que debe ser cumplimentada y firmada por los empleados.

Este tipo de registro requiere que los trabajadores tomen la iniciativa de registrar sus horas de trabajo de manera precisa y honesta, y también implica que alguien en la empresa deba recopilar y archivar los registros de forma adecuada.

Aunque el registro en papel puede ser efectivo, también puede ser propenso a errores y fraudes, ya que es fácil para los trabajadores hacer ajustes no autorizados en sus registros de horas trabajadas.

En materia de protección de datos y basado en el principio de minimización de datos, los datos personales que pueda contener estos documentos (nombre, apellidos, DNI, firma y los propios de entradas, salidas, descansos, etc.), solo pueden ser de acceso al personal autorizado.

Otro problema de esta modalidad, es que los documentos pueden extraviarse con el consiguiente trastorno y repercusiones legales tanto laborales como de protección de datos.

También puede realizarse mediante un reloj de fichar, en cuyo caso se recomienda que la ficha identifique al trabajador mediante un código para evitar accesos no autorizados a sus datos personales.

Aplicaciones

Esta modalidad se puede realizar mediante herramientas tecnológicas, por ejemplo las aplicaciones informáticas específicas para la gestión de personas.

El registro de jornada laboral en una app es un proceso más automatizado y operativo, pues se pueden utilizar desde dispositivos móviles y utilizarse por personal que trabaja fuera del centro de trabajo.

Para personas que trabajen fuera, se suele complementar con un registro de geolocalización, para evitar fraudes laborales, pero la empresa deberá tener en cuenta como usar la geolocalización en el trabajo.

El registro de jornada laboral de cada trabajador es automático e informático, lo que permite tener un histórico o análisis necesarios de cómputo de horas. Como suele estar alojado en los servidores del proveedor tecnológico propietario de la app, da más tranquilidad a la hora de garantizar su conservación.

El trabajador es quien deberá marcar el inicio y fin de la jornada de trabajo, en la propia aplicación previa descarga de esta en su dispositivo (ejem. PC o Smatphone) y registrarse para garantizar que es un usuario autorizado, a cuyo registro de jornada laboral, solo podrá acceder el propio trabajador y el personal autorizado por la empresa.

En contra, esta modalidad debe contar con red de internet segura que impida accesos no autorizados, la app deberá estar actualizada a la última versión en todo momento, así como conocer la política de privacidad de dichos proveedores, para tomar las medidas de seguridad adecuadas.

Esta modalidad también se puede realizar mediante el correo electrónico, aunque solo parece realmente útil si la persona siempre trabaja en las instalaciones corporativas.

Biométricos

El registro de jornada laboral mediante lectores de datos biométricos, consiste en utilizar dispositivos conocidos como lectores de características físicas únicas de los trabajadores, como huellas dactilares, reconocimiento facial, iris o voz.

Autenticada o identificada a la persona, en el lector, este registra el día y hora de entrada o salida del centro de trabajo y estos datos son transformados por un sistema informático como el Registro de jornada laboral, quedando almacenados y posteriormente tratados de una forma similar a la modalidad anterior mediante aplicaciones informáticas.

Se trata por tanto, de una modalidad muy simple para los trabajadores y muy operativa para la gestión de esta obligación por parte de la empresa. Contando además con un alto nivel contra el fraude, pues es imposible vulnerar el sistema, por ejemplo, para suplantar a otra persona.

Estos sistemas también se pueden utilizar como sistemas de control de accesos, siendo un sistema adicional de seguridad física de las instalaciones corporativas. Esta modalidad tiene la facultad de ser un sistema que solo permite el accesos a zonas restringidas al personal autorizado.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que el uso de datos biométricos puede plantear problemas relacionados con la privacidad y la protección de datos personales.

Por tanto, la empresa debe tener en cuenta cómo usar los datos biométricos en el trabajo, pues según el tipo de sistema utilizado (ejemplo: autenticación o identificación) y el dato biométrico tratado (no es lo mismo la huella que el reconocimiento facial), estaríamos ante un tratamiento de datos de categoría especial, con los consiguientes requisitos que ello implica.

Tarjetas y códigos

En este sistema, el trabajador pasa la tarjeta por los lectores correspondientes ubicados por la empresa en las puertas de acceso a las instalaciones o inserta un código de seguridad en un teclado, siendo imprescindible para entrar o salir, consiguiendo un registro de cuando entra y sale el trabajador.

Los datos del registro de jornada laboral son transformados por un sistema informático y por tanto tienen un funcionamiento automático e informatizado, lo que permite una recopilación y almacenamiento sencillo a la vez que seguro para la empresa.

Aunque pueden ser sistemas separados, la únión de ambos sistemas (recomendable) lo hace muy interesante a nivel de seguridad física de instalaciones, con doble factor de seguridad, que si además se complementa con un sistema de videovigilancia, se puede decir que anula cualquier caso de fraude laboral.

Esta modalidad también tiene la facultad de ser un sistema de seguridad de accesos a zonas concretas como a despachos, salas o áreas.

Se trata por tanto, de una modalidad muy simple para los trabajadores y empresa, sin muchas complicaciones con la protección de datos.

Protección de datos en el Registro de jornada laboral

Con carácter general, no tendrás que recabar el consentimiento de los trabajadores para implementar el registro de jornada laboral, ya que deviene de una obligación legal y por tanto será legitimo según establece el Artículo 6.1 c) del RGPD.

Pero la obligación de la empresa de disponer del Registro de jornada laboral, no legitima a realizar otros tratamientos, como por ejemplo utilizar datos biométricos de los trabajadores, en estos casos la empresa deberá contar con otra base legitimadora, según los supuestos establecidos en el artículo 6.1 del RGPD.

Desde la perspectiva de la protección de datos personales, independientemente del registro de jornada laboral que utilices, deberás cumplir con lo siguiente:

1.- Que sea lo menos invasivo posible para el trabajador.

2.- Reunir todas las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos personales.

3.- Derecho de los trabajadores a ser informados de la modalidad de registro escogida por la empresa.

4.- Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión.

5.- Realizar un Análisis de riesgos, incluso una Evaluación de Impacto (EIPD), previa al tratamiento.

6.- Deberá formar parte del Registro de Actividades de Tratamiento (RAT).

7.- Regirá el principio de minimización de datos

Es importante que tengas en cuenta todos estos puntos, ya que la empresa será el Responsable del Tratamiento de los datos de los trabajadores, con todas las obligaciones que ello conlleva.

El incumplimiento de la Normativa de Protección de Datos, puede acarrear sanciones por parte de la AEPD. Como ejemplo la sanción de 20.000 euros a una empresa que utilizaba datos biométricos, por considerarse que era invasivo y utilizaba demasiados datos en relación con la finalidad perseguida; PS-00050-2021.

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